P R O T O K Ó Ł

z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Mońkach.

Kontrolę doraźną w dniach 15 i 18 lutego 2005 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, w składzie:

- Mirosława Dudar, kierownik oddziału, na podstawie upoważnienia Nr RR. XII 0939 - 5/05 z dnia 04 lutego 2005 roku;

- Hubert Filipowicz, inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia Nr RR. XII 0939 - 6/05 z dnia 04 lutego 2005 roku;

- Jarosław Kapica, inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia Nr RR. XII 0939 - 10/05 z dnia 14 lutego 2005 roku;

Przeprowadzenie tej kontroli zalecił Główny Geodeta Kraju pismem Nr NL-09-54-2005 z dnia 25 stycznia 2005 roku.

Zgodnie z zaleceniem zawartym w piśmie Nr NG-09-332-2005 z dnia 8 lutego 2005 roku kontrolą należało objąć wymienione poniżej zagadnienia:

1. Sposób przyjmowania zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, w tym systematyczność aktualizowania baz danych systemu “Ośrodek”;
2. Sposób wykonania obowiązków gwarancyjnych przez firmę “GEOSIT” - wykonawcę prac, w szczególności czy zostały przeredagowane zarysy pomiarowe;
3. Sposób i warunki przechowywania zasobu, w tym wyłączanie materiałów, chronologia operatów na półkach, szkice przeglądowe zgłaszanych prac;
4. Sposobu rejestrowania wniosków o przyjęcie materiałów do zasobu w szczególności ustalenie czy da się odnaleźć wniosek firmy “GEOSIT”.

Ponadto w związku z interwencją wniesioną do tut. Urzędu, wskazującą na nieprawidłowości w działalności osób zatrudnionych w Starostwie Powiatowym w Mońkach oraz w Urzędzie Miejskim w Mońkach, wykonujących zadania z zakresu geodezji i kartografii, dokonano sprawdzenia obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych składanych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach przez geodetę uprawnionego Daniela Kodę i Zakład Usług Geodezyjno Kartograficznych “TOPEK” s.c. W. Tekień, J.W. Andraka.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Mirosław Paniczko - powołany na Starostę Monieckiego Uchwałą Nr I/3/2002 Rady Powiatu Monieckiego z dnia 20 listopada 2002 roku.

Pani inż. Janinie Katarzynie Koda pełnienie obowiązków Geodety Powiatowego powierzono z dniem 12 grudnia 2002 roku (załącznik 1.1, 1.2). Wcześniej obowiązki te sprawował mgr inż. Jan Zabielski. Ustalono, że osoba obecnie zatrudniona na tym stanowisku spełnia wymogi określone w §4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 roku w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498).

W trakcie prowadzenia kontroli wyjaśnień udzielali:

1. Pani Janina Katarzyna Koda zatrudniona na stanowisku Geodety Powiatowego

2. i Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Mońkach (uprawnienia zawodowe Nr 18171 zakres 1,2),

3. Pani Alicja Elżbieta Balcerzak zatrudniona na stanowisku podinspetora w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, Starostwa Powiatowego w Mońkach (uprawnienia zawodowe Nr 12055 zakres 1,2),
4. Pan Marian Leszczyński zatrudniony na stanowisku podinspektora w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Mońkach, prowadzący obsługę techniczną Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej (uprawnienia zawodowe Nr 10481 zakres 2).

W wyniku przeprowadzenia kontroli doraźnej ustalono, co następuje.

I. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.

Powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny prowadzony przez Starostę Monieckiego zarządzany jest za pomocą systemu “Ośrodek” wersja 4.01. Zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych składane w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego rejestrowane są na bieżąco w module “księga ewidencji robót geodezyjnych”. Na podstawie danych tej bazy ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2002 roku do dnia kontroli w module “księga ewidencji robót geodezyjnych” zarejestrowano łącznie 2351 zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, w tym:

• w roku 2002 - 630 (załącznik 2),
• w roku 2003 - 749 (załącznik 3),
• w roku 2004 - 846 (załącznik 4),
• w roku 2005 do dnia 18 lutego - 126 (załącznik 5).

Lokalizację zgłaszanych prac geodezyjnych oznaczono za pomocą rastrów - poprzez podanie godła mapy, dotyczącego zgłaszanej pracy geodezyjnej lub za pomocą wykazu działek, do których odnosi się zgłaszana praca geodezyjna. Opisany powyżej sposób rejestracji zgłoszeń prac geodezyjnych w systemie “Ośrodek” prowadzony przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach, daje możliwość koordynacji zgłaszanych prac geodezyjnych poprzez automatyczne wskazanie innych prac zgłaszanych na tym samym terenie, będących w toku realizacji.

Uzupełniany na bieżąco moduł “księgi ewidencji robót geodezyjnych” w systemie “Ośrodek” - rastrem, zastępuje mapę przeglądową zgłoszeń robót, którą zobowiązany jest prowadzić ośrodek dokumentacji na podstawie przepisów §15 instrukcji technicznej O-4 “zasady prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego” wprowadzonej do stosowania rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 marca 1999 roku w sprawie standardów technicznych dotyczących geodezji, kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie (Dz. U. Nr 30 poz. 297).

Powstała w wyniku realizacji zgłoszonych prac geodezyjnych, dokumentacja geodezyjna przekazywana jest do ośrodka dokumentacji celem przeprowadzenia jej kontroli. Kontrolowana jednostka przyjmowała dokumentacje techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych na podstawie wniosku wykonawcy. W przypadku pozytywnego wyniku kontroli, dokumentację włączono do zasobu.

W toku kontroli stwierdzono, że na dokumentach włączonych do zasobu umieszczano klauzule, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku, w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (Dz. U. Nr 49, poz. 493):

• wzór nr 1 - klauzula potwierdzająca przyjęcie dokumentacji do zasobu,
• wzór nr 2 - klauzula potwierdzająca zakwalifikowanie dokumentu do odpowiedniej grupy funkcjonalnej.

Ewidencjonowanie materiałów przyjmowanych do zasobu następowało poprzez wypełnienie opisanych powyżej klauzul, tj. wpisanie numeru jednostki segregującej i kolejnego numeru z danej jednostki segregującej niepowtarzalnego w tej jednostce w danym roku kalendarzowym.

Rozliczeń wykonanych prac geodezyjnych, uprzednio zarejestrowanych w “księdze ewidencji robót geodezyjnych” dokonywano w module “ewidencja i rozliczanie zamówień”. W module tym również naliczano opłaty w zależności od asortymentu zgłoszonej pracy i jej wielkości.

W toku prowadzonej kontroli doraźnej ustalono, że włączone do zasobu materiały z robót wykonanych na zamówienia osób fizycznych i prawnych z wyłączeniem Starosty Monieckiego, opisywano w pozycji “uwagi” modułu “księga ewidencji robót geodezyjnych” z wyszczególnieniem ich części składowych, a następnie w poszczególnych opcjach modułu “zarządzania zasobem”.

Ustalono, że w ramach powyższego uzupełniano następujące opcje modułu “zarządzania zasobem”:

• karta mapy zasadniczej,
• operaty zasobu użytkowego i bazowego,
• operaty do celów prawnych,
• szkice sytuacyjne.

Na podstawie dokumentacji prowadzonej przez kontrolowaną jednostkę ustalono, że kontrolą opracowań geodezyjnych, wykonywanych przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego na zamówienia osób fizycznych i prawnych - z wyłączeniem prac finansowanych przez Starostę Monieckiego w ramach środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz dotacji przeznaczonych w budżecie na zadania z zakresu geodezji i kartografii - jak również uzupełniania wymienionych powyżej opcji modułu “zarządzania zasobem”, dokonywali:

• inspektor Tadeusz Ożlański - uprawnienia zawodowe nr 5410, zakres 1, 2, 3,
• podinspektor Jerzy Rutkowski - uprawnienia zawodowe nr 12079, zakres 1, 2.

W trakcie kontroli sprawdzającej prowadzonej w Starostwie Monieckim w listopadzie 2004 roku stwierdzono, że w ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek”, nie wykazano przyjęcia na stan zasobu oraz nie zarejestrowano części składowych dokumentacji geodezyjnej powstałej w wyniku wykonania pracy geodezyjnej - modernizacja ewidencji gruntów obrębów gminy Mońki. W następstwie powyższego zalecono, by w ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” na bieżąco wykazywać przyjęcia na stan zasobu dokumentacji geodezyjnej opracowywanej w formie numerycznej. Ponadto zalecono przeprowadzenie inwentaryzacji zasobu, w zakresie ustalenia czy dokumentacja z wykonanych dotychczas prac geodezyjnych, których efektem były opracowania numeryczne, została włączona do zasobu.

Zgodnie z informacją Starosty Monieckiego zawartą w piśmie Nr OSS. 0911 - 8/04 z dnia 31 grudnia 2004 roku (załącznik 6), w wyniku realizacji powyższego zalecenia sporządzono zestawienie obiektów dla których w latach 1999 - 2004 wykonywane były prace z zakresu modernizacji ewidencji gruntów (załącznik 7).

Na podstawie wyników inwentaryzacji oraz danych systemu “Ośrodek” ustalono, że w okresie od roku 1999 do dnia kontroli Starosta Moniecki zlecił do wykonania następujące prace geodezyjne z zakresu modernizacji ewidencji gruntów:

1. KERG 1667-1181/1999 modernizacja ewidencji gruntów obrębów gminy Mońki, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne “GEOSIT”s.c. Nr 2181/18/1999.

2. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 18 października 1999 roku (załącznik 8.1). Odbioru prac geodezyjnych wykonanych na podstawie umowy z dnia 18 października 1999 roku (załącznik 8.2) dokonała komisja protokółami: z dnia 29 października 1999 roku - etap I (załącznik 8.3), z dnia 14 grudnia 1999 roku - etap II (załącznik 8.4) i z dnia 22 grudnia 1999 roku - odbiór ostateczny (załącznik 8.5). Sposób realizacji przedmiotowej pracy geodezyjnej określono w warunkach technicznych stanowiących załącznik do specyfikacji (załącznik 8.6). Szczegółowy wykaz materiałów powstałych w wyniku realizacji tej pracy geodezyjnej opisano w punkcie V sprawozdania technicznego (załącznik 8.7). W ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie wykazano przyjęcia na stan zasobu dokumentacji z realizacji tej pracy geodezyjnej (załącznik 8.8). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski (załącznik 8.9).

3. KERG 1669-134/2000 modernizacja ewidencji gruntów obrębów: Jasionówka, Jasionóweczka, Kąty z gminy Jasionówka, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne “GEOSIT” s.c. Nr 13/2000.

4. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 20 listopada 2000 roku (załącznik 9.1). Ostatecznego odbioru prac wykonanych na podstawie umowy z dnia 9 października 2000 roku (załącznik 9.2) dokonała komisja protokołami z dnia 7 grudnia 2000 roku (załącznik 9.4 i 9.4). Sposób realizacji powyższego zamówienia określono w warunkach technicznych (załącznik 9.5). Szczegółowy opis materiałów powstałych w wyniku realizacji tej pracy geodezyjnej zawarto w punkcie V sprawozdania technicznego (załącznik 9.6) oraz protokółach kontroli. W ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie wykazano przyjęcia na stan zasobu dokumentacji z realizacji tej pracy geodezyjnej (załącznik 9.7). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.

5. KERG 1668-119/2000 modernizacja ewidencji gruntów obrębów Kalinówka Królewska, Koziniec, Słomianka z gminy Jasionówka, praca geodezyjna wykonana przez Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne sp. z o.o. w Białymstoku Nr 240/0018.

6. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 18 grudnia 2000 roku (załącznik 10.1). Odbioru prac wykonanych na podstawie umowy z dnia 12 grudnia 2000 roku (załącznik 10.2) dokonała komisja protokołami: z dnia 22 grudnia 2000 roku (załącznik 10.3), z dnia 18 października 2001 roku (załącznik 10.4) i z dnia 29 listopada 2001 roku (załącznik 10.5). Sposób realizacji powyższego zamówienia określono w warunkach technicznych (załącznik 10.6). Szczegółowy opis materiałów powstałych w wykonania tej pracy geodezyjnej zawarto w punkcie IV sprawozdania technicznego (załącznik 10.7) oraz protokóle ostatecznego odbioru robót. Wykonawca przedmiotowych prac sporządził także zestawienie materiałów przekazywanych do ośrodka dokumentacji (załącznik 10.8). W ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie zarejestrowano przyjęcia na stan zasobu dokumentacji z realizacji tej pracy geodezyjnej wyszczególnionej w załączniku 10.8 (załącznik 10.9). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.

7. KERG 1612-195/2000 modernizacja ewidencji gruntów obrębów z gminy Jaświły, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne “GEOSIT” s.c. Nr 12/2000.

8. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 22 września 2000 roku (załącznik 11.1). Odbioru prac wykonanych na podstawie umowy z dnia 11 września 2000 roku (załącznik 11.2) dokonała komisja protokołami z dnia 18 października 2000 roku (załącznik 11.3), z dnia 7 grudnia 2000 roku (załącznik 11.4), z dnia 6 kwietnia 2001 roku (załącznik 11.5) i z dnia 3 sierpnia 2001 roku (załącznik 11.6). Sposób realizacji powyższego zamówienia określono w warunkach technicznych (załącznik 11.7). Szczegółowy wykaz materiałów powstałych w wyniku wykonania tej pracy geodezyjnej zawiera punkt V sprawozdania technicznego (załącznik 11.8). W ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie wykazano przyjęcia na stan zasobu dokumentacji z realizacji tej pracy geodezyjnej (załącznik 11.9). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.

9. KERG 1780-117/2002 modernizacja ewidencji gruntów i aktualizacja mapy zasadniczej miasta Knyszyn, praca geodezyjna wykonana przez Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne Spółka z o. o. Nr 240/0023.

10. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 12 sierpnia 2002 roku (załącznik 12.1). Odbioru prac wykonanych na podstawie umów z dnia 5 sierpnia 2002 roku Nr GG. 3431 - 2/02 i Nr GG. 3431 - 2/1/02 (załącznik 12.2, 12.3) oraz warunków technicznych stanowiących załącznik do tych umów (załączniki 12.12), dokonała komisja protokołami z dnia 18 października 2002 roku (załącznik 12.4), z dnia 13 grudnia 2002 roku (załącznik 12.5), z dnia 29 kwietnia 2003 roku (załącznik 12.6) i z dnia 26 maja 2003 roku (załącznik 12.7). Wykonawca sporządził wykaz materiałów powstałych w wyniku realizacji wymienionych powyżej umów (załącznik 12.8, 12.9, 12.10). Rozdysponowanie materiałów powstałych w wyniku wykonania tej pracy geodezyjnej opisano w punkcie V sprawozdania technicznego (załącznik 12.11). W ewidencji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie wykazano przyjęcia na stan zasobu dokumentacji z realizacji tej pracy geodezyjnej (załącznik 12.13). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.

11. KERG 1780-135/2002 modernizacja ewidencji gruntów obrębów Chobotki, Grądy, Poniklica Wodziłówka, Nowiny Zdroje, Kalinówka Kościelna, Ogrodniki, Wojtówce, Zofiłówka i Knyszyn Zamek z gminy Knyszyn, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Usługowo - Handlowo Produkcyjne “RENSERVICE” sp. z o.o. Nr 38/2002.

12. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 30 października 2002 roku (załącznik 13.1). Odbioru prac geodezyjnych wykonanych na podstawie umowy z dnia 31 października 2002 roku (załącznik 13.2) i warunków technicznych (załącznik 13.3) dokonała komisja protokółami z dnia 18 grudnia 2002 roku (załącznik 13.4), z dnia 9 maja 2003 roku (załącznik 13.5) i z dnia 18 czerwca 2003 roku (załącznik 13.6). Materiały powstałe w wyniku wykonania tej pracy geodezyjnej opisano w protokole ostatecznego odbioru oraz w punkcie 6 sprawozdania technicznego (załącznik 13.7). Ponadto wykonawca sporządził wykaz materiałów powstałych w wyniku realizacji przedmiotowej pracy geodezyjnej (załącznik 13.8). W ewidencji Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach prowadzonej w systemie “Ośrodek” nie wykazano dokumentacji opisanej w załączniku 13.8 (załącznik 13.9). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.;

13. KERG 1725-23/2002 modernizacja części kartograficznej ewidencji gruntów obrębów: Brzozówka Folwarczna, Czarnystok, Dobrzyniówka, Górnystok, Kamionka, Krasne Folwarczne, Krasne Małe, Krasne Stare, Krzywa, Kujbiedy, Milewskie, Łękobudy z gminy Jasionówka, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne “GEOSIT” s.c. Nr 8/2002.

14. Pracę tą zgłoszono w ośrodku dokumentacji geodezyjnej w dniu 27 czerwca 2002 roku (załącznik 14.1). Odbioru prac geodezyjnych wykonanych na podstawie umowy z dnia 11 czerwca 2002 roku (załącznik 14.2) i warunków technicznych stanowiących załącznik do tejże umowy (załącznik 14.3) dokonała komisja protokołem z dnia 23 października 2002 roku (załącznik 14.4). Wykaz materiałów powstałych w wyniku wykonania tej pracy geodezyjnej wyszczególniono w protokóle odbioru oraz w punkcie V sprawozdania technicznego (załącznik 14.5). W ewidencji Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej prowadzonej w systemie “Ośrodek” wykazano przyjęcie na stan zasobu operatu oznaczonego Nr OPE 1725 - 23/2002 (złacznik 14.6). Rozliczenia powyższej pracy geodezyjnej dokonał podinspektor Jerzy Rutkowski.

15. KERG 1888-8/2003 opracowanie wektorowej mapy numerycznej ewidencji gruntów obrębu Giełczyn, gm. Trzcianne, praca geodezyjna wykonana przez Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjno - Kartograficznych “MERIDIAN” Jan Kurzynka, Jan Zalewski s.c. Nr 26/2003.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu ustalono, że w 2004 roku na posiedzenia Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej wpłynęło 146 wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, z czego 103 opinie zostały zaewidencjonowane w rejestrze składanych wniosków i wydanych opinii. Pozostałe 43 opinie zostały wpisane do rejestru po przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej i nie zawierają podpisu osób upoważnionych do odbioru opinii. Ponadto stwierdzono, iż przy części wniosków o uzgodnienie projektowanych sieci uzbrojenia terenu nie odnotowano daty ich wpływu, w związku, z czym w 17 przypadkach stwierdzono, iż uzgodnienie nastąpiło z niezachowaniem terminu, o którym stanowią przepisy §11, ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (Dz. U. Nr 38, poz. 455) - powyższe dotyczy uzgodnień Nr 1667-4/04, 1556-2/04, 1557-4/04, 1667-7/04, 1668-1/04, 1667-13/04, 1557-6/04, 1667-11/04, 1667-16/04, 1667-18/04, 1667-20/04, 1780-2/04, 1835-2/04, 1667-28/04, 1667-32/04, 1667-34/04, 1667-25/04. W przypadku uzgodnienia Nr 1667-36/04 stwierdzono, iż na posiedzeniu zespołu nieobecny był członek zespołu tj. przedstawiciel Powiatowego Zarządu Dróg.

Gminy Goniądz i Trzcianne przyłączono do Powiatu Monieckiego w 1999 roku. W następstwie powyższego dokumentacja geodezyjna dotycząca tych obszarów została protokolarnie przekazana przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Grajewie do Ośrodka Dokumentacji w Mońkach. Ewidencję dokumentacji geodezyjnej jednostka przekazująca prowadziła w formie analogowej tj. rejestracja przyjmowanych do zasobu materiałów prowadzona była w księgach ewidencji robót grupowanych do zbiorów według jednostek segregujących, które zgodnie z instrukcją O-4 stanowią sekcje mapy topograficznej 1: 10 000 państwowego układu współrzędnych “1965”. Ustalono, że Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach nie zarejestrował w systemie “Ośrodek” przejętej w 1999 roku dokumentacji geodezyjnej W pracy bieżącej kontrolowana jednostka posługuje się księgami ewidencji robót sporządzonymi przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Grajewie. Natomiast dokumentacja geodezyjna dotycząca prac geodezyjnych z tego obszaru, zgłoszonych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach od 1 stycznia 1999 roku, na bieżąco jest rejestrowana w poszczególnych modułach systemu “Ośrodek”.

II. Wykonanie obowiązków gwarancyjnych przez firmę GEOSIT wykonawcę prac geodezyjnych.

Starostwo Powiatowe w Mońkach pismem z dnia 21 listopada 2002 roku Nr KERG 1667 - 1181/1999 podpisanym przez podinspektora Jerzego Rutkowskiego z upoważnienia Starosty zaleciło Przedsiębiorstwu Geodezyjno - Kartograficznemu “Geosit” s.c. w Białymstoku, by w ramach gwarancji dokonało przeredagowania zarysów pomiarowych (załącznik 16). W piśmie tym zobowiązano także, wykonawcę do zmiany błędnie przyjętych danych ewidencyjnych opisujących granice działek z obrębów: Rybaki, Konopczyn, Mosie, Ołdaki, Oliszki. W wyniku sprawdzenia numerycznie opracowanych zarysów pomiarowych z gminy Mońki ustalono, że zmiany w bazie były wprowadzone. Wykonawca sporządził płytę zapisaną w dniu 6 stycznia 2003 roku opisaną “Dysk 3”. Innej korespondencji w powyższej sprawie nie odnaleziono.

III. Gromadzenie i przechowywanie zasobu.

Zasób prowadzony przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach przechowywany jest w pomieszczeniach zlokalizowanych na parterze. Instalacja elektryczna zasilająca pomieszczenia ośrodka posiada odrębny wyłącznik prądu elektrycznego, zaś okna tych pomieszczeń zabezpieczone są kratami. Lokal ośrodka zabezpieczają drzwi antywłamaniowe, wyposażone w podwójne zamki. W pomieszczeniach znajduje się podręczny sprzęt gaśniczy.

Dokumentacja geodezyjna w formie operatów technicznych z asortymentu ewidencja gruntów gromadzona jest w podstawowych jednostkach segregujących z podziałem na obręby. Operaty techniczne ewidencjonowane są w opcjach “operaty do celów prawnych” i “operaty zasobu bazowego i użytkowego” Szkice polowe z pomiarów sytuacyjnych i inwentaryzacyjnych gromadzone są w zbiorach, które w przypadku obszarów wiejskich niezurbanizowanych stanowi podstawowa jednostka segregująca - mapa topograficzna w skali 1: 10 000, natomiast dla obszarów miast Mońki i Knyszyn jest to szczegółowa jednostka segregująca, którą stanowi funkcjonujący w zasobie arkusz mapy zasadniczej. W przypadku obszarów niezurbanizowanych szkice z pomiarów inwentaryzacyjnych gromadzone są w zbiorach podstawowej jednostki segregującej z podziałem na rodzaje sieci. Szkice segregowane do poszczególnych zbiorów są na bieżąco ewidencjonowane w opcji “szkice sytuacyjne” modułu “zarządzania zasobem”. W przypadku szkiców z obszarów gmin Trzcianne i Goniądz rejestracja ich odbywa się na mapach przeglądowych szkiców polowych prowadzonych w formie analogowej.

Opisy topograficzne osnów poziomych i wysokościowych segregowane są w odrębnych teczkach z podziałem do podstawowej jednostki segregującej. Współrzędne punktów osnowy wprowadzane są do “banku osnów”. Ponadto prowadzone są szkice przeglądowe osnowy poziomej i wysokościowej.

Mapy zasadnicze i ewidencyjne zawieszane są w specjalnie dostosowanych do tego rodzaju dokumentacji szafach metalowych. Mapy zasadnicze rejestrowane są w opcji “karta mapy zasadniczej” modułu “zarządzanie zasobem”. Ponadto poszczególne sekcje mapy zasadniczej wykazywane są na prowadzonej w formie analogowej “mapie przeglądowej pokrycia mapą zasadniczą”. Plany scaleniowe i mapy opracowane na nośnikach papierowych przechowywane są w drewnianych szufladach z podziałem do podstawowej jednostki segregującej.

W trakcie kontroli problemowej przeprowadzonej w 2002 roku stwierdzono, że jednostka w okresie objętym kontrolą (lata 1999 - 2002) nie dokonała oceny stanu zasobu i nie sporządziła zestawienia materiałów przeznaczonych do wyłączenia. Mimo wydanego w tym zakresie zalecenia, nie zostało ono również zrealizowane w okresie do roku 2004, co zostało stwierdzone w wyniku kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w listopadzie 2004 roku.

W związku z powyższym zalecenie zostało ponowione. Z informacji przekazanej do tut. Urzędu przez Starostę Monieckiego (załączniki 6 i 17) wynika, iż powyższe prace są w toku realizacji.

Kontrolowana jednostka nie prowadzi szkiców przeglądowych zgłaszanych prac geodezyjnych. Jednakże należy uznać, iż w rozpatrywanym przypadku prowadzenie takiego dokumentu jest zbędnym - gdyż informacje w nim zawarte można wygenerować z danych bazy systemu “Ośrodek”, ponieważ jednostka przy ewidencjonowaniu zgłaszanych prac geodezyjnych, na bieżąco uzupełnia rastry w module “księga ewidencji robót geodezyjnych”.

Zgodnie z informacją Starosty Monieckiego zawartą w piśmie z dnia 1 marca 2005 roku (załącznik 17) w najbliższym okresie planowany jest zakup nowej wersji oprogramowania “Ośrodek”.

IV. Sposób rejestrowania wniosków o przyjęcie materiałów do zasobu.

W toku przeprowadzonej kontroli doraźnej ustalono, że wnioski jednostek wykonawstwa geodezyjnego składane w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Mońkach o włączenie dokumentacji do zasobu - do końca 2001 roku rejestrowane były w teczkach oznaczonych symbolem GG. 7451.1 - “protokoły przyjęcia do zasobu”. Od stycznia 2002 roku wnioski o włączenie dokumentacji do zasobu gromadzone są razem ze zgłoszeniami prac geodezyjnych, w teczkach zgłoszeń prac geodezyjnych, które prowadzone są do podstawowej jednostki segregującej. Jak wykazano w rozdziale I punkt 1 niniejszego protokołu w dokumentacji tej nie odnaleziono wniosku Przedsiębiorstwa Geodezyjno - Kartograficznego “Geosit” s.c. o włączenie do zasobu dokumentacji z wykonanej pracy geodezyjnej - modernizacja ewidencji gruntów obrębów gminy Mońki. Powyższe dotyczy także pozostałych prac realizowanych na zmówienie Starosty Monieckiego przez wymienioną jednostkę.

V. Włączanie do zasobu dokumentacji geodezyjnej z prac wykonanych przez geodetę uprawnionego Daniela Kodę i Zakład Usług Geodezyjno - Kartograficznych “Topek” s.c. J. W. Andraka, W. Tekień.

W trakcie podjętych czynności sprawdzających analizowano czy kontrola i przyjmowanie do zasobu prac geodezyjnych zgłoszonych przez geodetę uprawnionego Daniela Kodę odbywały się zgodnie z obowiązującymi przepisami. W wyniku powyższego ustalono, że prace realizowane przez wymienionego były kontrolowane przez pracowników upoważnionych przez Starostę Monieckiego - Jerzego Rutkowskiego i Tadeusza Ożlańskiego. Wynikiem każdej z tych kontroli był protokół kontroli ze stosowną adnotacją o nie stwierdzeniu lub stwierdzeniu usterek w dokumentacji technicznej przekazywanej do zasobu. Powyższe wskazuje, że dokumentacja techniczna sporządzana przez geodetę uprawnionego Daniela Kodę była kontrolowana przed przyjęciem do zasobu, a w przypadkach stwierdzenia usterek była zwracana wykonawcy w celu ich usunięcia.

W odniesieniu zaś do sprawy, że jakoby zatrudniona na stanowisku Geodety Powiatowego Pani Janina Koda miała wpływać na przebieg kontroli wyszczególnionych we wniosku prac geodezyjnych ustalono, że:

1. Pełnienie obowiązków Geodety Powiatowego i Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami - Starosta Moniecki powierzył Pani Janinie Katarzynie Koda z dniem 12 grudnia 2002 roku (załącznik 1.1 i 1.2);
2. Ze wskazanych we wniosku 9 prac geodezyjnych wykonanych przez geodetę uprawnionego Daniela Kodę, tylko dwie przyjęto do zasobu w okresie sprawowania funkcji Geodety Powiatowego przez Panią Janinę Katarzynę Koda - dotyczy to prac oznaczonych nr KERG 1667 - 419/2003, 1667 - 696/2004, z czego jedną oznaczoną nr KERG 1667 - 419/03 - opracowanie mapy do celów projektowych działek 14/36, 13/7 położonych w obrębie m. Mońki kontrolował Pan Jerzy Rutkowski i nie stwierdził usterek, natomiast w przypadku pracy geodezyjnej oznaczonej nr KERG 1667 - 696/04 - dotyczącej opracowania mapy do celów projektowych działki nr 1369/3 położonej w obrębie Mońki, kontrolę przeprowadził Pan Tadeusz Oźlański. W wyniku przeprowadzonej kontroli sporządził on protokół, w którym opisał usterki. Usterki wskazane w protokole zostały przez wykonawcę usunięte.

W wyniku czynności sprawdzających nie stwierdzono, by geodeta uprawniony Daniel Koda w toku realizacji prac geodezyjnych wskazanych we wniosku dokonywał pomiarów w nawiązaniu do zniszczonych punktów osnowy. Ustalono również, że punkty osnowy wykorzystane w toku realizacji wymienionych powyżej prac nie zostały wykazane na szkicach przeglądowych osnów jako punkty zniszczone.

Sprawa niedotrzymywania deklarowanych terminów zakończenia prac geodezyjnych przez Zakład Usług Geodezyjno - Kartograficznych “Topek” s.c. J. W. Andraka, W. Tekień została ujawniona w roku 2004 w trakcie kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Mońkach. W związku z powyższym, firma ta została ujęta w planie kontroli Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2005.

W toku kontroli ustalono, że aktualnie urzędujący Geodeta Powiatowy Starostwa Monieckiego podejmował działania zmierzające do wyegzekwowania obowiązku przekazania do zasobu materiałów i informacji w odniesieniu do prac, co do których stwierdzono, że upłynął deklarowany termin ich zakończenia.

W wyniku przeprowadzonej kontroli doraźnej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Dokumentacja geodezyjna z wykonanych na zamówienie Starosty Monieckiego prac geodezyjnych w asortymencie modernizacja ewidencji gruntów, nie została wykazana w ewidencji Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej prowadzonej w systemie “Ośrodek”.
2. W rejestrze składanych wniosków i wydawanych opinii nie rejestrowano na bieżąco wniosków o uzgodnienie projektowanych sieci uzbrojenia terenu.
3. W okresie od stycznia 1999 roku do dnia kontroli nie przeprowadzono oceny stanu zasobu, a związku z czym nie sporządzono wykazu materiałów do wyłączenia.

W związku z powyższym zalecam:

1.1 Dokonać rejestracji dokumentacji geodezyjnej, o której mowa w rozdziale I, powstałej w wyniku realizacji prac geodezyjnych na zamówienie Starosty Monieckiego w asortymencie modernizacja ewidencji gruntów z wyszczególnieniem części składowych w poszczególnych opcjach modułu “zarządzania zasobem”.

1.2 Rozważyć możliwość zaewidencjonowania w poszczególnych modułach “zarządzania zasobem” dokumentacji przejętej od Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Grajewie z obszaru gmin Goniądz i Trzcianne.

2. Na bieżąco ewidencjonować wnioski o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. Wymagać, by odbiór uzgodnionej dokumentacji każdorazowo potwierdzany był przez inwestora, bądź upoważnionego przez niego przedstawiciela. Przestrzegać terminów wymaganych przepisami §11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (Dz. U. Nr 38, poz. 455) do rozpatrzenia wniosku o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. Przestrzegać zasady, by uzgadniania dokumentacji projektowanych sieci uzbrojenia terenu odbywały się z udziałem stałych członków Zespołu.

3. Dokonać oceny stanu zasobu i sporządzić wykazy materiałów przeznaczonych do wyłączenia.

Kontrolujący wpisali się do książki kontroli zewnętrznej Starostwa Powiatowego w Mońkach.

Starostę Monieckiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokóle przed jego podpisaniem oraz o możliwości składania wyjaśnień do stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z przeznaczeniem:

• jednostce kontrolującej,
• jednostce kontrolowanej,
• Głównemu Geodecie Kraju.

Białystok 15.03. 2005 rok

Jednostka kontrolowana

STAROSTA

/-/ mgr Mirosław Paniczko

 

STAROSTA MONIECKI

19-100 Mońki, ul. Słowackiego5a

telfax (085) 716-29-23

 

GEODETA POWIATOWY

/-/

Janina Koda

 

Kontrolujący:

Mirosława Dudar /-/

Hubert Filipowicz /-/

Jarosław Kapica /-/