Część I odbyła się w przerwie sesji Rady Powiatu w Mońkach i wynikała z wprowadzenia pod obrady sesji przez Grupę Radnych projektu uchwały w sprawie Stanowiska Rady Powiatu w Monkach dotyczącego sytuacji na polskiej wsi. Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę w sprawie wyrażenia opinii dotyczącej uchwały Rady Powiatu w Mońkach w sprawie Stanowiska Rady Powiatu w Mońkach dotyczącego sytuacji na polskiej wsi. Zarząd podejmując ww. uchwałę pozytywnie zaopiniował przedmiotowy projekt uchwały Rady.

Część II odbyła się po zakończonych obradach sesji.

1. Zarząd postanowił o wystosowaniu pisma do dyrektorów szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez Powiat Moniecki przypominającego o obowiązku zatwierdzania zmian do arkusza organizacji. Zgodnie z art. 34a ustawy o systemie oświaty do zadań organu prowadzącego szkołę/placówkę oświatową należy sprawowanie nadzoru nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych.

2. Zarząd w ramach działań promocyjnych postanowił wydawać (podejmując stosowną uchwałę) biuletyn informacyjny Powiatu Monieckiego pn. „Informator Samorządowy Powiatu Monieckiego”.  W biuletynie publikowane będą istotne dla życia wspólnoty samorządowej materiały prasowe, artykuły promocyjne i fotografie prezentujące ważne dla mieszkańców Powiatu Monieckiego problemy oraz wydarzenia kulturalne społeczne i gospodarcze. Biuletyn w szczególności informować będzie o działalności organów Powiatu Monieckiego i jednostek organizacyjnych powiatu. Biuletyn będzie bezpłatnym czasopismem wydawanym w odstępach kwartalnych, w nakładzie odpowiadającym uzasadnionym potrzebom. Będą mogły ukazywać się również wydania specjalne poświęcone wyjątkowo ważnemu dla powiatu wydarzeniu lub tematowi. Wydawanie biuletynu będzie finansowane z budżetu powiatu w ramach wydatków na promocję. Skład redakcji i redaktora naczelnego powoła Starosta Moniecki.

3. Zarząd Powiatu, na wniosek Komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Profilowanie nawierzchni żwirowych i gruntowych równiarką w ramach bieżącego utrzymaniu dróg powiatowych na terenie Powiatu Monieckiego w 2015 r.” dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty Nr 2 firmy  Usługi Transportowe Roboty Ziemne i Drogowe Stanisław Chodkiewicz 19-101 Mońki, ul. Armii Krajowej 4 z ceną ofertową:

- profilowanie 129,50 zł brutto /km (szacunkowa ilość km 350 );

- inne prace drogowe 123,00 zł brutto/godz. (szacunkowa ilość godz. 80).

Całkowita cena oferty 55 042,50 zł brutto.

W przedmiotowym postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej zamówienia nie przekraczającej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych wpłynęło  3 oferty:

1) oferta Nr 1 Firma Kaczanowski  Jarosław  Kaczanowski, 17-100 Bielsk Podlaski, ul. Kilińskiego 18 z ceną ofertową:

- profilowanie 137,12  zł/km brutto;

- inne prace drogowe (ścinanie poboczy) 147,60 zł/godz. brutto.

Ogółem cena oferty 59 800,00 zł brutto.

2. oferta Nr 2 Usługi Transportowe Roboty Ziemne i Drogowe Stanisław Chodkiewicz , 19-101 Mońki, ul. Armii Krajowej 4 z cena ofertową:

- profilowanie 129,15 zł brutto  zł/km brutto;

- inne prace drogowe (ścinanie poboczy)  123,00   zł/godz. brutto;

Ogółem cena oferty 55 042,50 zł brutto.

3) oferta Nr 3 Usługi Budowlano – Drogowe Leszek Grzegorczyk, 19-101 Mońki, ul. Zielona 10 z ceną ofertową:

- profilowanie 159,90  zł/km brutto;

- inne prace drogowe  (ścinanie poboczy ) 147,60 zł/godz. brutto.

Ogółem cena oferty 67 773,00 zł brutto.

W toku badania ofert pod względem formalno – prawnym Komisja Przetargowa stwierdziła, że oferty spełniają warunki i zapisy SIWZ i są zgodne z przepisami ustawy Pzp.

W  kryterium cena  oferty otrzymały następującą punktację:

Oferta Nr 1 otrzymała – 92,04  pkt;

Oferta Nr 2 otrzymała – 100,00 pkt;

Oferta Nr 3 otrzymała – 81,22 pkt.

Na sfinansowanie zamówienia Zamawiający zamierza  przeznaczyć  kwotę – 67 593,79 zł

Najkorzystniejsza oferta oferuje realizację  zamówienia za kwotę  - 55 042,50 zł.

W związku z powyższym Zarząd zdecydował o podpisaniu umowy z ww. Wykonawcą.

4. Zarząd, po zapoznaniu się z pismem Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Grajewie oraz opinią radcy prawnego, postanowił o zwrocie kwoty (4.750,00 zł wraz z odsetkami) będącej zabezpieczeniem należytego wykonania umowy na modernizację ulicy we wsi Brzozowa przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych w Grajewie, którego prawnym następcą jest PRDM Sp. z o.o. z siedzibą w Grajewie. Zatrzymana część dotyczy usterek ujętych w protokole odbioru robót z dnia 30.09.1999 r. wg informacji ww. spółki usuniętych.

5. Zarząd zdecydował o podpisaniu oświadczenia wierzyciela o potrąceniu wierzytelności z tytułu kary umownej. Zarząd oświadcza, że w związku z odstąpieniem przez Zamawiającego – Powiat Moniecki od umowy Nr WD.273.1.2014 zawartej dnia 20.01.2014 r., (z Przedsiębiorstwem Drogowym Kalinowscy Sp. z o.o. z siedzibą ul. Fabryka Chemiczna 19, 17-200 Hajnówka) z powodu okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, potrąca się na mocy § 6 ust. 2 pkt 3 ww. umowy należną z tego tytułu wierzytelność w wysokości 5.000 zł z wierzytelności z tytułu wynagrodzenia należnego (w wysokości 9 490,36 zł) za wykonane prace wskazane w fakturze VAT nr 36/2014 z dnia 31.12.2014.

Potrącenie jest dopuszczalne w świetle przepisu art. 498 § 1 kc. Potrącenie jest możliwe z uwagi na to, że obie wyżej wymienione wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem.

W wyniku dokonanego potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wierzytelności niższej, co oznacza, że pozostaje do zapłaty na rzecz ww. wykonawcy kwota 4 490,36 zł. Kwota ta zostanie przelana na wskazane w fakturze VAT nr 36/2014 z dnia 31.12.2014 konto.

 Na mocy § 3 ww. umowy Wykonawca zobowiązał się wykonywać świadczenie usług równiarką przy bieżącym utrzymaniu dróg powiatowych na terenie Powiatu Monieckiego na każde wezwanie Zamawiającego w ciągu 12 godzin. Od dnia 28.08.2014 Wykonawca nie wykonywał zobowiązań wynikających z w/w umowy. Pomimo wezwań Zamawiającego nie odbierał telefonów, informacji wysyłanych drogą e-mailową ani pism, nie podjął także żadnych prób wykonania usług do których się zobowiązał na mocy zawartej umowy. W związku z powyższym zamawiający, pismem z dnia 15.09.2014r. wyznaczył ostateczny termin wykonania umowy zastrzegając, że nie podjęcie prac spowoduje odstąpienie od umowy. Brak reakcji wykonawcy na ww. pismo i niewykonanie zobowiązań umownych spowodowało, że zamawiający odstąpił od umowy i w trybie art. 491 § 1 kc składając oświadczenie w tym przedmiocie w piśmie wysłanym na adres Wykonawcy wskazany w umowie i będący do chwili obecnej jego siedzibą. W tej sytuacji należy uznać, zgodnie z zasadą przyjętą w polskim prawie i wyrażoną w art. 61 kc, że oświadczenie o odstąpieniu od umowy zostało skutecznie doręczone, bowiem nie istniały jakiekolwiek uzasadnione powody aby Wykonawca nie mógł zapoznać się z jego treścią. Potrącenie kary umownej z wystawionej faktury przewiduje też zapis § 6 ust. 5 ww. umowy.

6. Podczas spotkania w dniu 3 lutego 2015 r. Członkowie Zarządu Powiatu wspólnie z Burmistrzami i Wójtami gmin z terenu Powiatu Monieckiego zadeklarowali dalszą chęć współpracy i utworzenie grupy zakupowej Powiatu Monieckiego na potrzeby zakupu energii elektrycznej i oleju opałowego. W związku z powyższym  Zarząd podpisał porozumienia z gminami Powiatu Monieckiego w sprawie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego. Przedmiotem niniejszych porozumień jest określenie warunków współpracy w zakresie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego. Strony Porozumienia m. in.:

- wyznaczają i upoważniają Powiat Moniecki do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na „Sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego lekkiego dla grupy zakupowej Powiatu Monieckiego”,

- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) przygotuje Powiat Moniecki, uzgadniając jej treść z gminami,

- ustalają, że po dokonaniu wyboru Wykonawcy w przeprowadzonym postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego, każda ze stron przystąpi do czynności zawarcia indywidualnej umowy obejmującej sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego lekkiego, w zakresie określonym warunkami SIWZ,

-  ustalają, że dla potrzeb przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia na sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego lekkiego powołana zostanie przez Powiat Komisja Przetargowa, w skład której wejdzie co najmniej trzech przedstawicieli,

- ustalają, że Gminy mają prawo, wskazując swoich przedstawicieli, do uczestnictwa przy otwarciu ofert,

- ustalają, że wspólne działanie w celu przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na „Sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego lekkiego dla grupy zakupowej Powiatu Monieckiego” jest formą współpracy nieodpłatnej.

Pozostałe ustalenia stron dotyczące udzielenia zamówienia wspólnego w trybie przetargu nieograniczonego określi Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.

Porozumienie zawiera się na czas określony, tj. od dnia podpisania do czasu zawarcia umów obejmujących sprzedaż i dostawę sukcesywną oleju opałowego lekkiego dla Powiatu i Gmin odrębnie z wybranym, na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego, Wykonawcą.

7. Zarząd podpisał porozumienia z gminami Powiatu Monieckiego w sprawie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na sprzedaż energii elektrycznej czynnej na rok 2016.

Przedmiotem niniejszych porozumień jest określenie warunków współpracy w zakresie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego. Strony Porozumienia m. in.:

- wyznaczają i upoważniają Powiat Moniecki, jako Upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na „Sprzedaż energii elektrycznej czynnej dla grupy zakupowej Powiatu Monieckiego”,

- przygotowanie dokumentacji przetargowej zostanie zlecone podmiotowi zewnętrznemu na podstawie odrębnych umów zawartych ze stronami porozumienia, a podmiotem zewnętrznym,

- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) przygotuje podmiot zewnętrzny, uzgadniając jej treść z Powiatem i Gminami,  

- ustalają, że po dokonaniu wyboru Wykonawcy w przeprowadzonym postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego, każda ze stron przystąpi do czynności zawarcia indywidualnej umowy obejmującej sprzedaż sprzedaż energii elektrycznej czynnej, w zakresie określonym warunkami SIWZ,

- ustalają, że dla potrzeb przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia na sprzedaż energii elektrycznej czynnej powołana zostanie przez Powiat Komisja Przetargowa, w skład której wejdzie co najmniej trzech przedstawicieli,

- ustalają, że Gminy mają prawo, wskazując swoich przedstawicieli, do uczestnictwa przy otwarciu ofert,

- ustalają, że wspólne działanie w celu przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na „Sprzedaż energii elektrycznej czynnej dla grupy zakupowej Powiatu Monieckiego” jest formą współpracy nieodpłatnej.

Pozostałe ustalenia stron dotyczące udzielenia zamówienia wspólnego w trybie przetargu nieograniczonego określi Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.

Porozumienie zawiera się na czas określony, tj. od dnia podpisania do czasu zawarcia umów obejmujących sprzedaż energii elektrycznej czynnej przez Powiat i Gminy odrębnie, z wybranym na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego, Wykonawcą.

8. Zarząd podpisał z Gminą Goniądz, w imieniu której działa Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Goniądzu, Aneks Nr 1/2015 do umowy użyczenia z dnia 29.08.2014 r. dotyczącej wzięcia w bezpłatne używanie 2 pomieszczeń (biblioteka, magazynek) na I piętrze budynku Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Goniądzu na okres 12 miesięcy w celu zmagazynowania wyposażenia będącego w posiadaniu Zespołu Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Goniądzu. Aneks wskazuje Starostwo Powiatowe w Mońkach, jako płatnika do uiszczania opłat za ogrzewanie używanych ww. pomieszczeń.

9. Obecny na posiedzeniu Zarządu Pan Marek Stankiewicz – Wójt Gminy Krypno poruszył następujące sprawy i zwrócił uwagę na:

- ograniczenie środków finansowych wydatkowanych przez Powiat na promocję,

- organizację ruchu – brakuje znaków drogowych ostrzegawczych i informacyjnych,

- naprawę przepustów drogowych – w miejscach najbardziej zagrożonych.

Ponadto Pan Wójt Krypna zwrócił się z prośbą do Zarządu Powiatu o jak najszybsze ogłoszenie przetargu na materiały drogowe oraz dostawę żwiru na naprawę poboczy dróg zaznaczając, że naprawy dokona we własnym zakresie, prosi tylko o materiał.