BF. 0913-1/2005

PROTOKÓŁ

Kontroli finansowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Mońkach przez Alinę Zalewską Podinspektora w Wydziale Budżetowo-Finansowym Starostwa Powiatowego w Mońkach działającej na podstawie upoważnienia Starosty Monieckiego Nr 9/2004 z dnia 11 kwietnia 2005 roku, w dniach od 11 do 14 kwietnia 2005 roku.

Zakres kontroli

Kontrolę finansową przeprowadzono w zakresie ustalenia i przestrzegania procedur kontroli oraz celowości i prawidłowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń za okres IV kwartału 2004r. i I kwartału 2005 roku..

Ustalenia ogólne

Obowiązki Dyrektora w kontrolowanej jednostce od dnia 07.09.2004 r. pełni Pani Wiesława Tekień powołana na to stanowisko przez Starostę Monieckiego dnia 06.09.2004 r. - pismo Nr OSS.1030-30/T. Głównym Księgowym jest Pani Krystyna Jabłońska zatrudniona na pełnym etacie na podstawie umowy o pracę od dnia 01.03.1993 r.

Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne

Kontrolą objęto unormowania wewnętrzne kontrolowanej jednostki niezbędne dla właściwego stosowania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 21, poz. 591 ze zm.) oraz innych ustaw i przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej, a mianowicie:

1.  

2. Zakładowy Plan Kont przyjęty Zarządzeniem Kierownika Nr 3/2002 z dnia 03.04.2002 r. z mocą obowiązującą od 01.01.2002 r..

3.  

4. Instrukcja inwentaryzacyjna przyjęta Zarządzeniem Kierownika Nr 6/96 z dnia 02.12.1996 r..

5.  

6. Instrukcja kasowa przyjęta Zarządzeniem Kierownika Nr 6/96 z dnia 02.12.1996 r..

Do ww. instrukcji aneksem Nr 1 z dnia 01.10.2004 r. wprowadzono zmiany w związku z realizacją zadań finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej

W celu dokonania oceny funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Mońkach oraz realizacji obowiązków Dyrektora jednostki, który jest odpowiedzialny za wykonanie określonych ustawą o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 148 z 2003r.) obowiązków w zakresie kontroli finansowej wynikających z art. 28a ust. 1 i art. 35a ww. ustawy, kontroli poddano:

1. Instrukcję obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych wprowadzoną wżycie Zarządzeniem Kierownika Nr 3/2001 z dnia 26.11.2001 r., do której wniesiono zmiany w formie aneksów:

- aneks Nr 1 z dnia 03.10.2002r. zmieniający wzór podpisów,

- aneks Nr 2 z dnia 01.05.2004r. uzupełniony o osobę upoważnioną do zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym w związku z realizacją zadań z zakresu programów finansowanych z EFS.

2.  Instrukcję wewnętrznej kontroli finansowej wprowadzoną w życie Zarządzeniem Nr 4/2004 z dnia 09.08.2004 r.

Do ww. instrukcji aneksem Nr 1 z dnia 01.10.2004 r. wprowadzono zmiany w związku z realizacją zadań finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Ustalenia szczegółowe

Kontrolą objęto i sprawdzono prawidłowość zaciągania zobowiązań finansowych oraz wydatki z funduszu płac, a także prawidłowość i terminowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, obejmując badaniem następujące zagadnienia:

- plany finansowe i sprawozdania,

- celowość zakupu materiałów

- zgodność naliczania płac z angażami pracowników,

- prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy,

- terminowość przekazywania naliczonych składek do ZUS,

- gospodarkę kasową.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Pani Wiesława Tekień – p.o. Dyrektora PUP oraz Pani Krystyna Jabłońska – Główny Księgowy.

1.  

2. Plany i sprawozdawczość

Sporządzoną sprawozdawczość budżetową sprawdzono pod kątem prawidłowości wypełniania obowiązków sprawozdawczych wynikających z obowiązujących przepisów określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 274 ze zm.) oraz zgodności danych wykazywanych w sprawozdawczości z danymi ewidencji księgowej.

 

Plan po zmianach na 2004 rok kształtuje się następująco:

 

Dz. 853 – pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdz. 85333 – powiatowe urzędy pracy – 435.000,00 zł.

w tym:

§ 4010 -290.790,00

§ 4040 - 24.404,00

§ 4110 - 54.232,00

§ 4120 - 8.594,00

pozost. wydatki - 56.980,00

 

Z kwoty 56.980,00 w IV kwartale 2004 roku jednostka przeznaczyła na:

§ 4210 zakup materiałów – 2.162,82, a w szczególności na zakup:

- paliwa,

- okna,

- materiałów biurowych,

- środków czystości.

§ 4260 zakup energii – 4.315,72, z tego:

- energia cieplna

- energia elektryczna

- woda i kanalizacja

§ 4270 zakup usług remontowych – 9.683,00

Z tego 9.500,00 przeznaczono na remont dachu.

§ 4300 zakup usług pozostałych – 1.668,09

- usługi telekomunikacyjne

- wywóz nieczystości

- inne.

 

Poniesione wydatki na płace i pochodne oraz pozostałe wydatki budżetowe wykazane w analityce wydatków są zgodne ze sprawozdaniem wydatków

Rb 28S za okres od początku roku do 31.12.2004r.

 

Plan wydatków budżetowych na 2005 rok kształtuje się następująco:

 

Dz. 853 – pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdz. 85333 – powiatowe urzędy pracy – 462.500,00 zł.

 

§ 4010 - 316.484,00

§ 4040 - 26.711,00

§ 4110 - 57.885,00

§ 4120 - 8.500,00

pozost. wydatki - 52.920,00

 

Z kwoty 52.920,00 w I kwartale 2005 roku jednostka przeznaczyła na:

§ 4210 zakup materiałów – 1.016,13, a w szczególności na zakup:

- paliwa,

- zakup żaluzji,

- materiałów biurowych,

- środków czystości.

§ 4260 zakup energii – 3.082,67, z tego:

- energia cieplna,

- energia elektryczna,

- woda i kanalizacja.

§ 4270 zakup usług remontowych – 973,56

Ww. kwotę przeznaczono na remont instalacji elektrycznej.

§ 4300 zakup usług pozostałych – 986,35

- usługi telekomunikacyjne,

- wywóz nieczystości,

- szkolenie pracownika,

- inne.

 

Szczegółowy wykaz poniesionych wydatków w IV kwartale 2004 roku i I kwartale 2005 roku stanowi załącznik Nr 1 do protokołu.

 

Poniesione wydatki na płace i pochodne oraz pozostałe wydatki budżetowe wykazane w analityce wydatków są zgodne ze sprawozdaniem wydatków Rb 28S

za okres od początku roku do 31.03.2005r. .

 

W kontrolowanej jednostce księgowość prowadzona jest ręcznie, analitykę kosztów i wydatków budżetowych prowadzi się w rejestrze i na kartotekach z zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej.

 

 

2. Zakup materiałów

Poddając kontroli celowość i prawidłowość wydatkowania środków budżetowych na zakup materiałów i usług stwierdzono, że w IV kwartale 2004 roku z kwoty 17.829,63wydatkowanej w ramach §§ przewidzianych na zakup materiałów i usług 53,28% tj. kwotę 9.500,00 zł. stanowi faktura Nr 9/2004 z dnia 15.10.2004 wystawiona przez USŁUGI BUDOWLANE ZUH Jabłonowski, 19-100 Mońki ul. Wyszyńskiego 11 za remont dachu, polegający na kryciu dachu papą termozgrzewalną..

Z uwagi na to, że wartość zamówienia nie przekraczała 6.000 EURO, nie zastosowano przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Wniosek o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia publicznego dnia 19.08.2004 roku podpisała Pani Dyrektor – Agata Sulewska.

Z notatki służbowej wynika, że jednostka zwróciła się do lokalnych wykonawców z prośbą o złożenie kalkulacji na planowane prace remontowe.

Kosztorys złożyło dwóch oferentów: Pan Czesław Rafałko i Pan Wiesław Jabłonowski. Ze względu na lepsze referencje i propozycję dodatkowych prac w ramach tej samej ceny wybrano ofertę Pana Wiesława Jabłonowskiego.

Umowę podpisano 28 września 2004 roku, na wykonaną pracę wykonawca udzielił 3-letniej gwarancji.

Dnia 14 października 2004 roku sporządzono protokół odbioru robót budowlanych, w którym komisja stwierdza, że prace zostały wykonane zgodnie ze sztuką budowlaną.

Komplet dokumentów stwierdzający dokonanie ww. wydatku stanowi załącznik Nr 2 do protokołu.

W I kwartale 2005 roku na zakup materiałów i usług wydatkowano 6.058,71 zł., a w szczególności na zakup:

•  

• paliwa 213,27

•  

• materiałów biurowych 238,66

•  

• środków czystości 262,95

•  

• żaluzji 301,25

•  

• energii cieplnej 2.062,69

•  

• energii elektrycznej 933,96

•  

• wody 86,02

•  

• usług telekom. I poczt. 458,55

•  

• wywozu nieczystości 67,80

•  

• szkolenia pracowników 460,00

•  

• remontu instalacji elektr. 973,56

Wyrywkowo skontrolowane faktury opatrzone są opisem klasyfikacji budżetowej wydatków, podpisami Dyrektora i Głównego Księgowego, a także zawierają wskazanie artykułu ustawy Prawo Zamówień Publicznych Dz.U. Nr 19 poz. 177 z dnia 29.01.2004r., na podstawie którego dokonano wydatku. Na dokumentach umieszczone są również pieczęcie o treści: “zatwierdzono pod względem merytorycznym, data i podpis, formalnym i rachunkowym, data i podpis”.

3. Płace

Kontrolowana jednostka zatrudnia 18 osób na pełnym etacie, z czego 3 osoby dofinansowane są w ramach robót publicznych.Płace są liczone komputerowo, natomiast składki ZUS w systemie PŁATNIK i przekazywane do ZUS pocztą elektroniczną. Wyrywkowo sprawdzono zgodność naliczania płac z angażami pracowników, nieprawidłowości nie stwierdzono.Poddano kontroli wypłatę wynagrodzeń za miesiąc październik i listopad 2004r., które kształtują się następująco:

4.  Gospodarka kasowa

W dniu 13.04.2005r. dokonano kontroli kasy. Protokół kontroli kasy stanowi załącznik Nr 3 do protokołu. Osobą odpowiedzialną za prawidłowe prowadzenie kasy w Powiatowym Urzędzie Pracy jest Pani Renata Szaciłowska.

W § 6 “Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej” w PUP w pkt. 1 określono, że “wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie ustala Dyrektor Urzędu”.

Na 2005 rok nie określono wysokości pogotowia kasowego.

Stan gotówki w kasie wynosił – 0,00 zł. co jest zgodne z raportem kasowym Nr 2.

Dokumenty dołączone do raportu kasowego opatrzone są opisem klasyfikacji budżetowej wydatków, podpisami Dyrektora i Głównego Księgowego, a także zawierają wskazanie artykułu ustawy Prawo Zamówień Publicznych Dz.U. Nr 19 poz. 177 z dnia 29.01.2004r., na podstawie którego dokonano wydatku.

Na fakturach gotówkowych umieszczono pieczęć o treści: “należność w kwocie …… otrzymałem dnia ……. podpis odbierającego”.

Raporty sporządzane są bardzo rzadko i ograniczają się do wypłaty delegacji lub faktury za paliwo, sporadycznie innych wypłat.

W aktach osobowych kasjerki znajduje się zapytanie o karalność i deklaracja o odpowiedzialności materialnej, co uzupełniono w czasie trwania kontroli.

Ustalenia końcowe

Wypełniając obowiązki wynikające z art. 127 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 148 z 2003r. z późn. zm.) , kontrolą należało objąć co najmniej 5% zrealizowanych wydatków w każdym roku.

W kontrolowanej jednostce badaniu poddano wydatki poniesione na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń oraz wydatki na zakup materiałów i usług w IV kwartale 2004 roku oraz w I kwartale 2005 roku.

W 2004 roku skontrolowane wydatki ogółem wynoszą 101.791,85 zł. co w stosunku do całego budżetu, który wynosi 435.000,00 zł. stanowi 23,40%.

W 2005 roku kontroli poddano ogółem 74.894,72 zł. wydatków. W odniesieniu do całego budżetu wynoszącego 462.500,00 zł. skontrolowano 16,19% wydatków ogółem.

W związku z powyższym stwierdza się, że wykonano postanowienia art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Ustalenia zawarte w niniejszym protokole zostały omówione z Dyrektorem kontrolowanej jednostki przy współudziale Pani Krystyny Jabłońskiej – głównej księgowej.

Dyrektora kontrolowanej jednostki poinformowano o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia w terminie 3 dni od jego otrzymania pisemnego wyjaśnienia tej odmowy oraz o prawie wniesienia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń kontroli zawartych w protokole w ciągu 3 dni od daty otrzymania protokołu.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Kontrolę odnotowano w księdze kontroli pod pozycją Nr 1 w 2005 roku.

Mońki, dn. 22 kwietnia 2005r.

Kontrolujący                      Kontrolowany

/-/ Alina Zalewska             /-/ Wiesława Tekień

 

Podinspektor                       p.o. Dyrektora

 

 

 

                                       /-/ Krystyna Jabłońska

 

                                       Główny Księgowy